Steuerberatung – KHS Kempis Kleinlosen

Das neue E-Rechnungsgesetz ist da

Posted on 29. August 2024 by Nadine Nentwig

Am 21. November 2023 hatte die Bundesregierung das neue E-Rechnungsgesetz verabschiedet, das den Weg für eine umfassende Digitalisierung des Rechnungswesens in Deutschland ebnet. Ziel des Gesetzes ist es, den Austausch elektronischer Rechnungen zu fördern und dadurch die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen zu steigern. In diesem Blogartikel erfahren Sie, was das Gesetz für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.

1. Was ist das E-Rechnungsgesetz?
Das E-Rechnungsgesetz schreibt vor, dass Unternehmen künftig elektronische Rechnungen nutzen müssen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die verpflichtende Anwendung von E-Rechnungen bei Geschäften zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Diese Regelung gilt sowohl für haupt- als auch für nebenberuflich tätige Unternehmen und schließt auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer ein. Das Hauptziel dieser Neuregelung besteht darin, den Papierverbrauch zu senken, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

2. Welche Anforderungen müssen E-Rechnungen erfüllen?
Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Standards entsprechen, um rechtskonform zu sein. Dazu gehören unter anderem folgende Voraussetzungen:

Format: E-Rechnungen müssen im strukturierten Datenformat vorliegen, wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.
Inhalt: Die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten, die auch für Papierrechnungen gelten, wie z.B. Steuernummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, etc.
Authentizität und Integrität: Der Absender muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sicherstellen. Dies kann durch qualifizierte elektronische Signaturen oder andere geeignete Maßnahmen erfolgen.

3. Welche Vorteile haben E-Rechnungen?
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:

Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten können Unternehmen signifikante Kosten sparen.
Schnellere Verarbeitung: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden, was die Liquidität verbessert.
Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe.
Ortsunabhängige Übermittlung: Die digitale Übertragung ist schnell, zuverlässig und kann von überall aus getätigt werden.
Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier schont die Umwelt und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele vieler Unternehmen.

4. Herausforderungen bei der Umsetzung
Trotz der zahlreichen Vorteile, die mit der Umstellung auf E-Rechnungen einhergehen, stehen Unternehmen vor einigen Herausforderungen. Eine der zentralen technischen Anforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass die vorhandenen IT-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert möglicherweise Investitionen in neue Software oder Updates bestehender Systeme. Darüber hinaus ist die Schulung der Mitarbeitenden ein wesentlicher Schritt, um den reibungslosen Umgang mit den neuen Systemen zu gewährleisten. Ohne eine entsprechende Schulung könnte die Effizienz, die durch die Digitalisierung angestrebt wird, nicht vollständig realisiert werden. Schließlich erfordert die Einführung der E-Rechnung oft auch eine Anpassung interner Abläufe und Prozesse, insbesondere im Bereich des Rechnungswesens. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre internen Strukturen flexibel genug sind, um die neuen Anforderungen zu integrieren und gleichzeitig die bestehenden Prozesse zu optimieren.

5. Übergangsfristen
Bis zum Ende des Jahres 2026 ist es weiterhin zulässig, Papierrechnungen für B2B-Transaktionen auszustellen, anstelle von E-Rechnungen. Auch elektronische Rechnungen in anderen Formaten, wie PDF-Dateien, dürfen verwendet werden, solange der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 EUR wird die Übergangsfrist um ein weiteres Jahr verlängert, sodass sie bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in alternativen elektronischen Formaten, wie PDF-Dateien, ausstellen können. Diese Verlängerung berücksichtigt die besonderen Bedürfnisse kleinerer Unternehmen. Zudem ist es bis Ende 2027 gestattet, anstelle einer E-Rechnung auch eine andere elektronische Rechnungsform zu nutzen, sofern diese per elektronischem Datenaustausch übermittelt wird und der Empfänger zustimmt. Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Vorgaben für E-Rechnungen und deren Übermittlung verbindlich eingehalten werden.

6. So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
Um die Umstellung auf das neue E-Rechnungsgesetz erfolgreich zu bewältigen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

Systeme prüfen und anpassen: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme für den Empfang und Versand von E-Rechnungen geeignet sind.
Schulung der Mitarbeitenden: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen.
Partner:innen sowie Lieferanten und Lieferantinnen informieren: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner:innen sowie Ihre Lieferanten und Lieferantinnen über die bevorstehenden Änderungen und stimmen Sie gemeinsame Prozesse ab.
Rechtskonformität sicherstellen: Achten Sie darauf, dass alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

7. Fazit
Das neue E-Rechnungsgesetz markiert einen wichtigen Schritt hin zu einer digitalen und effizienteren Geschäftswelt. Unternehmen sollten die Zeit bis zur Einführung nutzen, um sich umfassend auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Die Umstellung mag zunächst Herausforderungen mit sich bringen, langfristig jedoch bieten elektronische Rechnungen zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen. Klar ist: E-Rechnungen sind das Rechnungsformat der Zukunft!

Bleiben Sie informiert und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Gerne unterstützen wir Sie dabei!

Unternehmenskrisen erfolgreich meistern

Posted on 8. Dezember 2023 by Nadine Nentwig

Die wirtschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit setzen Unternehmen zunehmend unter Druck, was in einer steigenden Anzahl von Insolvenzfällen resultiert. Allein im August 2023 wurden in Deutschland 1.556 Insolvenzverfahren von Unternehmen verschiedenster Branchen registriert.* Die Gründe hierfür sind vielschichtig: Steigende Finanzierungskosten und Konsumzurückhaltung infolge der gestiegenen Inflation sind die in den Medien häufig genannten Gründe. Doch auch betriebswirtschaftliche und strategische Managemententscheidungen können dazu führen, dass Unternehmen in eine Schieflage gelangen. Was also tun?

Kompetente Hilfe in turbulenten Zeiten

Wenn ein Unternehmen in eine Schieflage gerät, ist schnelles und strategisches Handeln entscheidend, um die finanzielle Stabilität wiederherzustellen und langfristigen Schaden zu vermeiden. Wir von KHS begleiten unsere Mandantinnen und Mandanten kompetent und einfühlsam durch schwierige Zeiten. Unsere hoch qualifizierten Expertinnen und Experten verstehen sich als verlässliche Partnerinnen und Partner in Sanierungs- und Restrukturierungsprozessen. Wir unterstützen Gesellschafter, Investoren, Geschäftsführer sowie weitere Stakeholder durch Fachkompetenz, Erfahrung und soziale Fähigkeiten.

“Neben der fachlichen Expertise und der Problemlösungskompetenz sind auch Soft Skills wie Empathie, Einfühlungsvermögen, Integrität, Flexibilität und Diskretion von zentraler Bedeutung. Das Vertrauensverhältnis zwischen den Entscheidungsträger:innen und den Berater:innen ist essenziell für einen erfolgreichen Weg aus der Krise”, erklärt KHS-Geschäftsführer Matthias Kleinlosen.

Qualifiziertes Experten-Team für erfolgreiche Lösungen

KHS kann auf ein erfahrenes Team von krisenerprobten Wirtschaftsprüfer:innen und Steuerberater:innen zurückgreifen, die zusätzlich die Qualifikation „Fachberater:in für Restrukturierung und Unternehmensplanung“ (DStV e.V.) erworben haben. Darüber hinaus arbeitet das KHS-Team mit einem Pool vertrauter, erstklassiger Rechtsanwälte zusammen, um pragmatische und rechtssichere Lösungsansätze zu bieten. Selbstverständlich können bei Bedarf auch andere als die bekannten Partner-Rechtsanwälte in die Projekte einbezogen werden.

Unsere Expertise:

Steuerliche Beratung
IDW S6 Sanierungsgutachten
Plausibilisierung der Unternehmensplanung von Unternehmen in der Krise, u.a. für Verhandlungen mit Investoren oder Kreditinstituten
Unternehmensbewertung
Jahresabschlussprüfung von „non going”-concern Unternehmen
Rechnungslegung und Bilanzierung in der Krise

Gemeinsam aus der Krise

Wenn auch Sie sich in wirtschaftlich turbulenten Zeiten befinden, zögern Sie nicht, uns anzusprechen. Unser Team steht Ihnen verlässlich und diskret zur Seite und bietet maßgeschneiderte Lösungen für eine erfolgreiche Restrukturierung und Sanierung.

*Quelle: Statista – Anzahl der Insolvenzen in Deutschland

Datenschutz in der Wirtschaftsprüfung: Interview mit Ingo Goblirsch LL.M.

Posted on 9. November 2023 by Nadine Nentwig

Ingo Goblirsch LL.M. berät und unterstützt seit über 20 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen, Kanzleien, Städte und Gemeinden in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit. Dabei verfolgt Ingo Goblirsch einen ganz besonderen Ansatz, denn er versteht das Thema Datenschutz als eine Art Dreieck. Ein Dreieck, das sich aus den Bereichen Datenschutzrecht, IT und betrieblichen Prozessen zusammen setzt. Das Ziel ist eine ganzheitliche Datenschutz-Compliance, die sich in der Praxis gut umsetzen lässt und Datenpannen vorbeugt. Wir von KHS vertrauen seit Jahren auf seine Expertise und freuen uns, sein Know-how im Bereich der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung in diesem Interview mit Ihnen teilen zu können.

Warum ist das Thema Datenschutz gerade im Bereich der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung so wichtig?
Ingo Goblirsch: Wirtschaftsprüfer:innen (WP) und Steuerberater:innen (StB) sind aufgrund ihrer Berufspflichten an eine Verschwiegenheitspflicht gebunden, die sich nicht nur auf sie selbst, sondern auch auf ihre Mitarbeitenden erstreckt. Verletzungen dieser Pflichten können strafrechtliche Konsequenzen haben. Im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen fordern Wirtschaftsprüfer oft umfangreiche Auskünfte, die Einblick in eine Vielzahl von Unternehmensunterlagen gewähren. Dabei werden häufig personenbezogene Daten der Mandant:innen oder Dritter verarbeitet, was datenschutzrechtliche Vorschriften erfordert. Auch Steuerberater:innen haben viele Berührungspunkte mit dem Datenschutz und müssen die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen, wie in den (im September 2023 aktualisierten) Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer festgelegt.

Was macht ein benannter Datenschutzbeauftragter?
Ingo Goblirsch: Ein benannter Datenschutzbeauftragter hat gesetzliche und individuelle Pflichten. Gesetzlich ist er für die Beratung und Unterstützung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verantwortlich und überwacht deren Einhaltung. Zusätzlich unterstützt er bei der Erstellung von Informationen für Webseiten, führt Schulungen durch, stellt Vorlagen für Verarbeitungsverzeichnisse bereit und hilft im Ernstfall, beispielsweise bei Datenschutzverletzungen. Er muss dabei auch die Frage klären, ob bestimmte Vorfälle meldepflichtig sind und wie das entstandene Risiko für die Betroffenen minimiert werden kann.

Warum ist es ratsam, die Mitarbeitenden regelmäßig in Sachen Datenschutz zu schulen?
Ingo Goblirsch: Mitarbeitende sind entscheidend für die Umsetzung des Datenschutzes, nicht nur der Datenschutzbeauftragte. WP und StB haben täglich mit hochsensiblen Daten zu tun und müssen sicherstellen, dass sie den Datenschutz nicht fahrlässig verletzen. Das Vertrauen der Mandant:innen ist ein wertvolles Gut, das erhalten werden muss. Außerdem ändern sich die Datenschutzanforderungen ständig. Entsprechend ist es für die Mitarbeitenden und das Unternehmen wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben, um Veränderungen in Gesetzen und Vorschriften zu berücksichtigen.

Welche Themen wurden im letzten KHS Datenschutz-Workshop behandelt?
Ingo Goblirsch: Der letzte KHS Datenschutz-Workshop war bereits die zweite Schulungsmaßnahme zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit innerhalb von anderthalb Jahren. Im letzten Workshop wurde das zuvor per Onlineschulung Gelernte vertieft, unter anderem durch Gruppenarbeit. Themen wie das Löschen von Daten und der Umgang mit Auskunftsanfragen wurden behandelt. Des Weiteren wurden typische IT-Angriffe simuliert und der richtige Umgang zur Abwehr dieser Angriffe im Sinne einer „digitalen Selbstverteidigung“ beigebracht. Es ging aber auch um kanzleispezifische Themen wie dem sicheren Datenübertragungswerkzeug „mykhs“ und den Schutz vor Phishing-Mails.

Was sind aktuell die größten Datenschutzrisiken?
Ingo Goblirsch: Die größten Risiken sind Cyberangriffe, Fehlversände von sensiblen Informationen und das Risiko, das Thema Datenschutz nach dem anfänglichen Hype bei der Einführung der DSGVO zu vernachlässigen. Unsichere Datenübermittlung ist ebenfalls ein Risiko, das durch sichere Verschlüsselung minimiert werden kann.

Welche Tools oder Technologien empfehlen Sie, um die Datenschutz-Compliance zu unterstützen?
Ingo Goblirsch: Die Wahl der Tools und Technologien hängt von der Größe des Unternehmens und der Intensität der Datenverarbeitung ab. Kleinere Unternehmen können mit Vorlagen für Verarbeitungsverzeichnisse und Schulungsunterlagen unterstützt werden, während größere Unternehmen (ab 20 Mitarbeitenden) einen benannten Datenschutzbeauftragten und häufig auch eine intensivere und individuelle Beratung benötigen. Die Techniken und Methoden sind ähnlich wie bei klassischer Projektarbeit, erfordern jedoch individuelle Anpassungen. Da gibt es zum Beispiel eine Offene-Punkte-Liste, regelmäßige Termine oder Treffen, und ein Pflichtenheft, deren Einträge einmalig oder laufend bearbeitet werden.

Wie lässt sich die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Anforderungen überwachen?
Ingo Goblirsch: Die Überwachung datenschutzrechtlicher Anforderungen ist eine der Kernaufgaben eines Datenschutzbeauftragten. Er muss sicherstellen, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Die Geschäftsführung wiederum muss jederzeit nachweisen können, dass das Unternehmen datenschutzkonform handelt. Beides zusammen erfordert eine enge Zusammenarbeit, regelmäßige Treffen und eine gelebte Datenschutz-Kultur.

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